Waarom speelt dit nu?
Er moet een echte aanleiding zijn: groei, capaciteitstekort, kosten, klantdruk of structureel tijdverlies.
Fresh Kiwi · AI consultancy
Van losse AI-ideeën naar een reeks aantoonbare verbeteringen.
Een volledige Efficiency AI Audit bij een organisatie van 80 medewerkers, van eerste gesprek tot werkende pilot. Modelcijfers, geen klantresultaten.
Aanpak
Van knelpunt naar aantoonbaar resultaat
Eerst begrijpen en prioriteren. Pas daarna bouwen.
01OntdekkenOntdekken · Kwalificeren · In kaart brengen
02PrioriterenBeoordelen · Prioriteren
03PilotPilot · Meten
04In gebruikIn productie · Monitoren
05UitbreidenUitbreiden · Herijken
- 01Ontdekken
- 02Kwalificeren
- 03In kaart brengen
- 04Beoordelen
- 05Prioriteren
- 06Pilot
- 07Meten
- 08In productie
- 09Monitoren
- 10Uitbreiden
- 11Herijken
Overzicht
De organisatie
| Kenmerk | Situatie bij start |
|---|---|
| Sector | Zakelijke dienstverlening |
| Medewerkers | 80 |
| Afdelingen | Sales, Operations, Finance, HR, Klantenservice, IT |
| Huidige situatie | Copilot en losse publieke AI-tools |
| Doel | Groeien zonder het aantal medewerkers even hard te laten toenemen |
Overzicht
De volgorde: van kosten naar omzet
Hierna werken we de Efficiency AI Audit in detail uit. Dat is de eerste stap. Capability AI en Opportunity AI volgen dezelfde drie richtingen, maar met hun eigen soort bewijs. De beoordelingsmethode hieronder geldt specifiek voor de audit.
| Kosten | Wat u kunt leveren | Omzet |
|---|---|---|
| Efficiency AI Audit: we kijken naar de taak, dus naar bestaand, terugkerend werk | Capability AI: we kijken naar vraag die u nu al afwijst of rantsoeneert | Opportunity AI: we kijken naar aanbod dat nog niet bestaat |
Onderdeel
0. Eerst bepalen of een audit zinvol is
Wie kan besluiten?
Er is iemand nodig die toegang kan regelen, prioriteiten kan stellen en knopen kan doorhakken.
Is het probleem groot genoeg?
We zoeken werk dat vaak terugkomt, door meerdere mensen wordt gedaan of een duidelijk bedrijfsrisico veroorzaakt.
Is investeren bespreekbaar?
Geen aankoopbelofte, wel de bereidheid om geld vrij te maken als de business case overtuigt.
Kunnen we bij de juiste informatie?
Op hoofdlijnen toetsen we of systemen, data en proceseigenaren bereikbaar zijn.
Hoe ziet succes eruit?
Vooraf spreken we af welke verbetering binnen zes tot twaalf maanden zichtbaar moet zijn.
Onderdeel
1. Eerst begrijpen waar de druk zit
Bedrijfsdoelen
Welke drie doelen zijn dit jaar belangrijk en welk operationeel werk remt die doelen af?
Capaciteitstekort
Welke teams vragen om extra mensen en welk werk zou zo’n extra medewerker eigenlijk gaan doen?
Procesfrictie
Waar zien we wachttijd, dubbel werk, handmatig overtypen, herstelwerk en terugkerende rapportages?
Systeemlandschap
Welke systemen en databronnen zijn betrokken, en hoe zijn ze nu met elkaar verbonden?
Huidig AI-gebruik
Welke tools worden al gebruikt, welke pilots lopen en waar ontstaat ongecontroleerd AI-gebruik?
Randvoorwaarden
Welke informatie is gevoelig, wie mag waarbij en waar moet menselijke goedkeuring verplicht blijven?
Aanpak
2. Van honderden observaties naar een korte prioriteitenlijst
Niet iedereen hoeft uitgebreid te worden geïnterviewd. Een brede vragenlijst, enkele workshops en gerichte gesprekken geven meestal voldoende beeld.
01VerzamelenTaakonderzoek uitsturen naar 80 medewerkers · Ongeveer 400 taakobservaties verzamelen
02SamenvoegenVergelijkbare taken samenvoegen · Circa 63 unieke taken valideren
03BeoordelenTijd en waarde per taak inschatten · Bepalen of AI werkelijk passend is · Technische haalbaarheid toetsen · Security, privacy en regelgeving meenemen
04RangschikkenKansen rangschikken
05OnderbouwenVijf business cases uitwerken
- 01Taakonderzoek uitsturen naar 80 medewerkers
- 02Ongeveer 400 taakobservaties verzamelen
- 03Vergelijkbare taken samenvoegen
- 04Circa 63 unieke taken valideren
- 05Tijd en waarde per taak inschatten
- 06Bepalen of AI werkelijk passend is
- 07Technische haalbaarheid toetsen
- 08Security, privacy en regelgeving meenemen
- 09Kansen rangschikken
- 10Vijf business cases uitwerken
Efficiency AI Audit
3. Van inventarisatie naar besluit
Zo wordt een brede inventarisatie teruggebracht tot een hanteerbare roadmap.
63unieke taken
8Nu doen
17Volgende
21Verkennen
17Niet automatiseren
AI Opportunity Portfolio63 kansen
WAARDEHAALBAARHEID
8NU DOEN
17VOLGENDE
21VERKENNEN
17NIET AUTOMATISEREN
Overzicht
4. Kies een eerste pilot die goed meetbaar is
Bedragen zijn berekend met een volledig belaste uurprijs. Vrijgekomen tijd is eerst capaciteit, niet vanzelf geld. Vóór de pilot leggen we een nulmeting vast en toetsen die achteraf aan de urenregistratie, plus een steekproef op kwaliteit.
| Kans | Huidige situatie | Na automatisering | Geschatte waarde |
|---|---|---|---|
| Wekelijkse rapportage | 8 uur per week | Minder dan 30 minuten per week | ~€32k/jaar |
| Voorbereiden van leads | 5 uur per week | Ongeveer 1 uur per week | ~€28k/jaar |
| Factuurverwerking | Veel handmatig werk | Extractie geautomatiseerd, medewerker controleert uitzonderingen | ~€41k/jaar |
Toelichting
5. Eerst bewijs, dan discussie over opschalen
Voor de pilot leggen we de huidige situatie en succescriteria vast. Daardoor kunnen we na livegang feitelijk bespreken hoeveel tijd, kwaliteit of capaciteit is gewonnen.
Toelichting
6. Daarna pas de volgende kans
Als de eerste pilot waarde bewijst, pakken we de volgende prioriteit uit hetzelfde portfolio. Waar mogelijk gebruiken we bestaande Fresh Kiwi-capabilities in plaats van opnieuw te beginnen.
Toelichting
7. Blijven meten en opnieuw prioriteren
Na livegang volgen we gebruik, kosten, kwaliteit en risico. Nieuwe modelmogelijkheden of gewijzigde processen kunnen een eerder minder interessante taak later alsnog aantrekkelijk maken.
Volgende stap