Privacybeleid

01

1. Wie is verantwoordelijk?

Fresh Kiwi B.V., gevestigd aan Dorpsweg 82, 1697 KD Schellinkhout, Nederland, is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in dit privacybeleid worden beschreven. KvK 73320250. BTW NL859459032B01. Vragen over privacy kunt u sturen naar info@freshkiwi.nl of telefonisch stellen via +31 6 42710575.

02

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

• Contactgegevens zoals naam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, functie en organisatie.
• Informatie die u invult in het contactformulier of met ons deelt in e-mail, telefoon, meetings, workshops of andere communicatie.
• Offerte-, contract-, project-, factuur- en betaalgegevens wanneer u klant of leverancier bent.
• Zakelijke informatie die nodig is om een opdracht uit te voeren, waaronder procesinformatie, projectdocumentatie en contactgegevens van betrokken medewerkers.
• Technische gegevens die automatisch kunnen ontstaan bij het gebruik van de website, zoals IP-adres, datum en tijd, browserinformatie en beveiligings- of serverlogs.
• Gegevens over uw cookie- of opslagvoorkeur wanneer de website die lokaal in uw browser bewaart.

03

3. Waarom verwerken we deze gegevens?

• Om vragen en contactverzoeken te beantwoorden en een mogelijke samenwerking te beoordelen.
• Om offertes op te stellen, overeenkomsten uit te voeren, projecten te leveren en klantrelaties te beheren.
• Om facturen, betalingen en onze wettelijke administratie te verwerken.
• Om de website, systemen en dienstverlening te beveiligen, misbruik te voorkomen en technische problemen op te lossen.
• Om onze dienstverlening te verbeteren en zakelijke relaties passend op te volgen.
• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen of om onze rechten en die van anderen te beschermen.

04

4. Grondslagen

Afhankelijk van de situatie verwerken we persoonsgegevens omdat dit nodig is voor het aangaan of uitvoeren van een overeenkomst, om aan een wettelijke verplichting te voldoen, op basis van een gerechtvaardigd belang zoals beveiliging en zakelijke relatiebeheer, of op basis van uw toestemming wanneer toestemming wettelijk vereist is. Wanneer we op toestemming vertrouwen, kunt u die toestemming altijd intrekken voor toekomstige verwerkingen.

05

5. Contactformulier en CRM

Wanneer u het contactformulier gebruikt, worden de gegevens die u invult doorgestuurd naar de door Fresh Kiwi gebruikte CRM- of workflowomgeving zodat we uw aanvraag kunnen opvolgen. Vul geen gevoelige persoonsgegevens in die niet nodig zijn voor uw vraag.

06

6. AI-dienstverlening en klantdata

Bij opdrachten kan Fresh Kiwi in opdracht van een klant gegevens verwerken in AI-, automatiserings- of integratieoplossingen. Rollen, beveiliging, bewaartermijnen, subprocessors en eventuele internationale doorgiften worden waar nodig aanvullend vastgelegd in de overeenkomst, verwerkersovereenkomst of projectdocumentatie. Fresh Kiwi gebruikt klantdata niet voor eigen modeltraining tenzij dit uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen.

07

7. Met wie delen we gegevens?

We delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze bedrijfsvoering, dienstverlening of wettelijke verplichtingen. Dat kan bijvoorbeeld zijn met hosting- en IT-leveranciers, e-mail- en CRM-dienstverleners, boekhouding of andere professionele dienstverleners, en gespecialiseerde uitvoeringspartners die voor een opdracht nodig zijn. Waar vereist sluiten we passende verwerkersafspraken en beperken we toegang tot wat noodzakelijk is.

08

8. Doorgifte buiten de EER

Als een leverancier persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, beoordelen we of daarvoor een geldige doorgiftegrondslag bestaat, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit of passende contractuele waarborgen zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

09

9. Hoe lang bewaren we gegevens?

• Contactaanvragen en commerciële correspondentie: in beginsel maximaal 2 jaar na het laatste relevante contact, tenzij een langere termijn nodig is vanwege een lopende relatie of juridisch belang.
• Project- en contractdocumentatie: zolang nodig voor uitvoering, nazorg en het kunnen vaststellen of verdedigen van rechtsvorderingen.
• Financiële en fiscale administratie: ten minste 7 jaar voor gegevens waarvoor de wettelijke fiscale bewaarplicht geldt.
• Technische en beveiligingslogs: niet langer dan noodzakelijk voor beveiliging, foutonderzoek en misbruikpreventie.
• Gegevens waarvoor een andere wettelijke bewaartermijn geldt: gedurende die wettelijke termijn.

10

10. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging of openbaarmaking. Welke maatregelen passend zijn, hangt af van de aard, omvang en gevoeligheid van de verwerking.

11

11. Uw privacyrechten

• Recht op inzage in uw persoonsgegevens.
• Recht op rectificatie van onjuiste gegevens.
• Recht op verwijdering, voor zover geen wettelijke of andere geldige reden bestaat om de gegevens te bewaren.
• Recht op beperking van de verwerking.
• Recht op overdraagbaarheid wanneer dit wettelijk van toepassing is.
• Recht om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang.
• Recht om toestemming in te trekken wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd.

12

12. Verzoek of klacht

Voor een privacyverzoek kunt u contact opnemen via info@freshkiwi.nl. We kunnen aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13

13. Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze dienstverlening, systemen of wettelijke verplichtingen veranderen. De actuele versie staat altijd op deze website met de datum van de laatste wijziging.